Warum ein virtueller Assistent Ihre Probleme nicht lösen kann

Die Arbeit mit einem (virtuellen) persönlichen Assistent, “VPA” genannt, hat einiges für sich. Eine Vielzahl von Leistungen, verbunden mit oft niedrigen Kosten. Nahezu jederzeitige Verfügbarkeit. Und das Ganze komplett skalierbar.

Fällt wenig Arbeit an, wird der VPA selten beauftragt. Ist viel los, wird der VPA (und seine Kollegen/Kolleginnen) öfter eingesetzt.

Allerdings kann die Zusammenarbeit schnell an einem entscheidenden Punkt scheitern. Nämlich daran, ob ein Unternehmer seine Assistenten mit Problemen oder Lösungen beauftragt.

Hauptsache weg mit dem Problem …

Geert Diercker ist Unternehmer. Sein Business läuft gut und mit seinen Aufgaben kommt er gut zurecht. Allerdings gibt es auch einige Themen, mit denen er sich ungern beschäftigt. Ein Beispiel sind Anrufe bei neuen Interessenten. Dabei kommt er sich wie ein Bittsteller vor und verschiebt die Telefonate bei jeder Gelegenheit.

Um die ungeliebte Tätigkeit “loszuwerden”, beauftragt er eine Assistentin. Katharina Almquist ist gelernte Bürokauffrau und hat Erfahrung mit Kundentelefonaten. Die Vorgaben sind eindeutig und kurz. “Anrufen und den Interessenten zum Kunden machen.” Das konkrete Vorgehen wird Frau Almquist überlassen. Sie ist Profi und Herr Dierker interessiert letztendlich nur das Ergebnis.

Einige Wochen später.

Obwohl Katharina Almquist alles probiert hat, führen ihre Aktivitäten nicht zum gewünschten Erfolg. Frustriert beendet Geert Diercker die Zusammenarbeit.

Sein Fazit: Die Arbeit mit Assistenten ist nichts für ihn. Zukünftig macht er wieder alles selbst.

Ein anderer Ansatz …

Ganz anders sind die Erfahrungen von Meinolf Heinicke. Auch er ist auf regelmäßige Telefonakquise angewiesen, um neue Kunden für sein Business zu finden.

Sein Vorgehen: Zunächst unternimmt er alles, um seine eigenen Telefonate erfolgreich zu gestalten. Aus den Erfahrungen vieler Anrufe erstellt er für sein Unternehmen einen Leitfaden für Telefonakquise. Dort ist seine (erfolgreiche) Vorgehensweise dokumentiert und jeder Schritt ist klar beschrieben.

Zum Beispiel:

  • Wann ist die erfolgreichste Anrufzeit in seiner Zielgruppe
  • Was tun, wenn der Angerufene mehrmals nicht erreichbar ist
  • Wie wird regaiert, wenn nur ein Arufbeantworter erreicht wird
  • Wie erfolgt die erste Ansprache
  • Welches Produkt wird wann angesprochen
  • Welche Ausstiegsstrategie (Beautyful Exit)gibt es
  • Welche Daten werden auf jeden Fall erhoben

Ergänzend hat er eine Liste der Fragen erstellt, die ihm während der Interessententelefonate regelmäßig gestellt werden. Natürlich finden sich dabei auch die Antworten.

Erst jetzt ist er bereit, die Telefonakquise an einen externen Dienstleister zu vergeben. Simone Jungblut, seine neue Assistentin, hat eine kaufmännische Ausbildung. Erfahrungen mit Kundentelefonaten hat sie noch nicht.

Zu Beginn der Tätigkeit nehmen sich Heinicke und Jungblut Zeit, die geplante Tätigkeit anhand des Akquiseleitfadens ausführlich zu besprechen. Nach der Einarbeitung und den ersten Erfahrungen von Simone Jungblut erörtern sie die aufgetretenen Fragen und ergänzen gemeinsam den Leitfaden.

Die Zusammenarbeit wird zum Erfolgsmodell.

Problem oder Lösung?

Im Beispiel Diercker wurde ein vorhandenes (und ungelöstes) Problem weitergegeben. Ein Vorgehen, das mit viel Glück funktionieren kann. Aber leider so gut wie immer zum beschriebenen Ausgang führt.

Heinicke zeigt mit seinen Ansätzen, wie es funktioniert. Er hat ein vorhandenes Problem gelöst und anschließend eine Assistentin beauftragt, die Lösung auszuführen.