Wann Outcourcing richtig Sinn macht

Kundenfrage zum Outsourcing

Vor einigen Tagen erreichte uns folgende Frage eines Teilnehmers unseres Outsourcing-Kurses:

Guten Tag Herr Arndt,

etwa 4 Jahre nach dem Seminar arbeite ich die Webinare aktuell noch einmal zur Auffrischung durch. In der praktischen Anwendung habe ich dabei häufig folgendes Problem festgestellt:

Um Mißverständnisse mit dem VPA (Anmerkung: Virtueller Persönlicher Assistent) zu vermeiden muß die outgesourcte/delegierte Aufgabe extrem detailliert beschrieben werden. Sie beschreiben das im Webinar in etwa so, daß eine Aufgabenbeschreibung dann gut ist, wenn auch ein Kind diese verstehen würde. Das heißt aber, daß ich bereits für die Beschreibung der Aufgabe und das Finden eines geeigneten VPAs recht viel Zeit investieren muß. Oftmals mehr Zeit, als wenn ich die Aufgabe gleich selber erledige.

Als Beispiel sei hier z.B. das „Buchen von Hotels“ genannt. Sie hatten dieses Bsp. in Ihrer Ideenliste genannt. Ich übernachte im Jahr vielleicht 5 bis 10 mal in Hotels. Für eine Buchung bei HRS oder anderen Portalen brauche ich vielleicht 5 bis 10 Minuten. Bis ich einen VPA soweit gebrieft habe, das der verstanden hat, welche Hotels ich mag, muß ich sicher einige Stunden investieren. Wenn ich jede Woche verreise, mag sich diese Investition rechnen. Bei 5 bis 10 mal im Jahr habe ich da aber meine Zweifel.

Ich bin deswegen zu dem Ergebnis gekommen, daß der Einsatz eines VPAs eigentlich nur bei

REGELMÄSSIG WIEDERKEHRENDEN Aufgaben

Sinn macht. Besser noch bei LANGFRISTIG regelmässig wiederkehrenden Aufgaben Sinn macht.

Bei einer Analyse meiner Tätigkeiten bin ich aber zu dem Ergbenis gekommen, daß es recht wenig Tätigkeiten gibt, die diese Kriterien erfüllen. Die meisten Aufgaben sind unregelmäßige Aufgaben, die sich zusätzlich auch oftmals noch im Detail verändern. Da weiß ich nicht so recht, wie ich einen VPA hier sinnvoll und kostengünstig einsetzen soll.

Meine Frage an Sie:

Sehen Sie das ähnlich? Oder habe ich hier vielleicht eine Art Denkbloackade, bei der ich mir selber im Weg stehe? Falls ja, haben Sie hier eine Idee wie man diese Blockade lösen kann?

Ich würde mich freuen, mal Ihre Meinung dazu zu hören.

Vielen Dank vorab für Ihre Hilfe!

Unsere Antwort

Während eines ausführlichen Telefonats haben wir mit dem Teilnehmer seine Frage besprochen.

Mit seinem Einverständnis dürfen wir die Frage im Originaltext (anonymisiert) und Teile unsere Antwort wiedergeben.

Zeitaufwand für die Aufgabenbeschreibung

Es ist richtig, dass der Einsatz eines VPA nur dann Sinn macht, wenn für die Aufgabenbeschreibung weniger Zeit verwendet wird, als für die Erledigung der Aufgabe selbst. Wenn ich eine 5-Minuten-Aufgabe, die ein Mal vorkommt, eine Stunde lang beschreiben soll, macht Outsourcing keinen Sinn.

Aber Achtung:

Hier lauert eine beliebte Falle, über die wir auch im Kurs ausführlich gesprochen haben. Nämlich die „Ich mache es lieber gleich schnell selbst-Falle„. Diese führt oft dazu, erst gar nicht mit Outsourcing zu beginnen!

Deshalb meine Anregung: Selbst wenn die Aufgabe „Hotel buchen“ nur 5 bis 10 Mal jährlich vorkommt, bietet sie einen guten Startpunkt, um mit Outsourcing zu beginnen, obwohl sich der Zeitaufwand für die Aufgabenbeschreibung zunächst nicht rechnet.

Je öfter man sich mit Aufgabenbeschreibungen übt, desto schneller gehen diese von der Hand.

Neue Leistungen mit Outsourcing

Statt der Überlegung, vorhandene Aufgaben abzugeben, kann auch die Frage stehen:

Mit welchen neuen Service- und Dienstleistungen kann ich meine Kunden begeistern?
Und wie gestalte ich diese Leistungen mit Hilfe eines (oder mehrerer) VPA?

Darüber nachzudenken, eröffnet neue Horizonte!

Zu viele unterschiedliche Aufgaben …

Ich zitiere nochmals aus der Nachricht des Teilnehmers:

Die meisten Aufgaben sind unregelmäßige Aufgaben, die sich zusätzlich auch oftmals noch im Detail verändern.

Anders ausgedrückt: Viele Hunde sind des Hasen Tod. Bzw. Viele Aufgaben sind des Unternehmers Tod.

Wenn ein Unternehmer so viele verschiedene Aufgaben hat, die sich dazu noch jedes Mal ändern, könnte es an der Zeit sein, sich mit dem Thema „Verzettelung“ zu beschäftigen.

Wirkliche Spitzenleistungen werden nur dann erreicht, wenn man sich auf wenige Dinge konzentriert, diese immer und immer wieder erledigt und dabei jedes Mal besser wird.

Im Spitzensport ist dies gut zu sehen. Kein Schwimmer würde auf die Idee kommen, zusätzlich zu seinem Schwimmtraining gelegentlich auch Hochsprung zu machen. Oder Weitwurf. Oder was auch immer.

So paradox dies klingen mag; auch bei diesen Überlegungen hilft Outsourcing.

Ein oft zu beobachtender Effekt bei unseren Teilnehmern ist der, dass die Gesamtzahl der Aufgaben durch Outsourcing weniger werden. Einige Praxisbeispiele:

  • Bei Beschreibung einer Aufgabe wird erkannt, dass diese schon längst überflüssig ist und nur noch aus historischen Gründen besteht („Das haben wir schon immer so gemacht“).
  • Bei Beschreibung einer Aufgabe wird erkannt, dass diese auf anderen Wegen viel besser erledigt werden kann („Das haben wir noch nie so gemacht“).
  • Bei Beschreibung einer Aufgabe wird erkannt, dass diese an andere abgegeben werden kann („Das habe Ich schon immer so gemacht“).